Условно услугу «Отправка факсимильных сообщений с персонального компьютера», можно разделить на три этапа:
1) Подготовка факсимильных сообщений для отправки (с помощью Open Office — стр. 1-2, с помощью PDFCreator — стр. 2-3, с помощью локального принтера Windows - стр. 4-6)
2) Загрузка сообщений на факс-сервер (стр. 6-7).
3) Отправка сообщений с помощью использования web-страницы управления факсимильными сообщениями (стр. 7-8).
Под подготовкой файлов к отправке подразумевается сохранение исходных файлов находящихся на компьютере пользователя (текстов, графиков, таблиц, рисунков и т.п.) в формате, который использует факс-сервер, при отправке факсимильных сообщений. На данный момент поддерживаются форматы файлов .pdf и .tiff. Сохранение оригинальных файлов в формате .pdf доступно с помощью множества программ, в инструкции описаны варианты использования ПО OpenOffice (как наиболее распространенного бесплатного программного обеспечения для работы с документами) а также бесплатное, ПО PDF_Creator.
Для конвертации файла с помощью пакета Open Office необходимо при открытом документе выбрать меню Файл > Экспорт в PDF > Экспорт (Рис.1).
Рис.1 Создание PDF файлов с помощью Open Office.
В следующем окне указываем путь, где будет сохранен файл, который будет использоваться для отправки факсом (Рис.2).
Рис.2 Создание PDF файлов с помощью Open Office.
При желании вы сможете создавать PDF документы в любом
приложении, например, в Word’е или даже в Блокноте при помощи бесплатной
программы PDFCreator. Скачать программу можно с сайта
http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/
PDFCreator устанавливает в систему виртуальный принтер, позволяя при этом
использовать его для создания PDF файлов в любых текстовых или графических
редакторах. Для удобного использования большинство настроек программы можно
оставить без изменений, рекомендуем отредактировать только параметры в меню
«Сохранение» и «Авто-сохранение», как показано на Рис.3. Это даст Вам
возможность создавать PDF файлы при выполнении минимальных действий.
Рис. 3 PDFCreator рекомендуемые настройки
Для конвертации исходного файла в PDF с любого редактора текстов или графики, выберите меню Файл > Печать. В окне Печать установите Принтер по умолчанию PDFCreator нажмите OK (Рис. 4). Если Вы настроили программу согласно нашим рекомендациям (Рис. 3), в каталоге Мои документы будет создан файл PDF, с названием соответствующим оригиналу и автоматически будет открыт в программе для просмотра PDF файлов.
Рис. 4 Создание PDF файлов с помощью PDFCreator через меню “Печать”
Если Вы уже установили PDFCreator в качестве принтера по умолчанию, можно использовать программу для конвертации файлов с помощью контекстного меню. Для этого в проводнике выберите интересующий Вас файл, нажмите по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Create PDF and Bitmap Files with PDFCreatoc (Рис. 5). Программа в фоновом режиме конвертирует исходный файл и откроет уже полученный файл PDF в Acrobat Reader или другой программе для просмотра файлов данного формата.
Рис. 5 Создание PDF файлов с помощью PDFCreator через контекстное меню.
В качестве универсального конвертора файлов также можно использовать локальный принтер, установленный в операционной системе Windows. Ниже описан пример подготовки факсимильного сообщения с файла открытого в текстовом редакторе WordPad. Последовательность действий выделена красным цветом на Рис.6 .
Рис. 6 Подготовка файла к отправке.
В меню «Файл» выбираем «Печать», Устройство вывода - локальный факс («Fax») + «Печать в файл». Подтвердить команду печати – «Печать». При этом всплывает окно, в котором указываем название исходящего файла с расширением .tiff. После подтверждения «ОК» в каталоге (по умолчанию) «Мои документы» будет создан файл Name fax.tiff. При печати файлов с редактора Microsoft Word окно вывода создаваемого файла дает возможность указывать каталог, в котором будет создан файл. Как и в предыдущем варианте указываем название файла с расширением .tiff, Тип файла – Все файлы (Рис.7).
Рис. 7 Окно создания fax-файла при печати с редактора Microsoft Word.
Создание факс-файла посредством использования локального принтера подразумевает присутствие данного устройства в списке доступных принтеров на Вашем компьютере, если при установке операционной системы и ее компонентов была включена служба факсов. (Рис.8).
Рис. 8 Локальный принтер в списке доступных принтеров на ПК пользователя.
Если таковой службы нет, Вы можете включить ее используя установочный диск Windows. Для этого, после установки диска в CD/DVD привод ПК, зайдите в Панель управления > Установка удаление программ, Установка компонентов Windows, установите флажок «Службы факсов» и нажмите «Далее» (Рис.9). Система автоматически укажет на файлы, которые нужно установить с диска для запуска на Вашем ПК соответствующих сервисов. После окончания установки Локальный принтер автоматически должен появиться в списке доступных принтеров. Установка локального принтера проводится один раз и сохраняется после перезагрузки компьютера.
Рис. 9 Установка службы факсов.
После успешного создания факс-файлов необходимо загрузить
их на факс-сервер. Загрузка, удаление, отправка факсимильных сообщений
доступна через web-страницу для авторизированных пользователей (Рис.10).
Доступ к системе управления можно получить у менеджера компании или
администратора IPPBX. Для загрузки факс-файла на сервер нажмите кнопку
«Обзор» (Рис.11), выберите его из списка доступных файлов на вашем ПК,
нажмите Ок. При необходимости отправки большого количества факсимильных
сообщений, можно загрузить их на сервер (до 20 документов) и по мере
необходимости отправлять в любое время. Для удобства использования,
информация о предназначении факсимильного сообщения может указываться как в
названии самого файла, так и в поле «Название» меню управления факсами
(Рис.11), в процессе работы это поле можно отредактировать (например
«Отправить в 18.00», «Абонент не отвечает» и т.п). Для сохранения изменений
нажмите «сохранить изменения» 
в правой части меню управления. Устаревшие документы можно удалить из списка
с помощью команды «Удалить факс» 
.
Рис. 10 Доступ к web-странице управления сервисом.
Рис. 11 Меню управления факсимильными сообщениями.
Факс-сервер поддерживает несколько вариантов отправки факсов:
1. Наиболее распространенный вариант, - сотрудник
компании, используя свой рабочий, или программный телефон, осуществляет
звонок на интересующий его номер, разговаривает с абонентом, договорившись о
передаче факса, нажимает кнопу «Отправить факс» 
,
справа от соответствующего факса. При этом сервер обработки телефонных
вызовов разрывает соединение с сотрудником и стартует отправку факса
вызываемому абоненту. Для работы в этом режиме необходимо указать номер, с
которого звонит сотрудник, номер вызываемого абонента можно не указывать.
2. В случае если сотрудник находится не на своем рабочем месте и дозвонился к абоненту с внутреннего номера, не зная полноформатного номера с которого звонит, и возникла необходимость отправить факс, можно отправить факс, указав в поле «Номер абонента», номер телефона на который был совершен звонок и нажать кнопку «Отправить факс». Как и в первом случае, сервер обработки телефонных вызовов разрывает соединение с сотрудником и стартует отправку факса вызываемому абоненту.
3. Автоматическая отправка факсимильных сообщений. Если Вы часто отправляете факсы на один и тот же номер, или вам необходимо отправить большое количество факсов в минимальные сроки, Вы можете воспользоваться автоматической отправкой документов без совершения звонка абоненту. Для этого укажите номер, на который нужно отправить факс и нажмите «Отправить». Факс-сервер автоматически дозвонится на указанный номер, после поднятия вызываемым абонентом трубки в линию проигрывается информационное сообщение: «Здравствуйте, к Вам дозвонился автоматический секретарь, пожалуйста примите факс». После этого факс-сервер начнет отправку документа. Ваш личный телефонный номер указывать не обязательно. При использовании любого из вариантов, по окончании отправки в меню «Статус» отображается время последней отправки документа и количество успешно доставленных страниц.
Один факс-файл может вмещать несколько страниц разного рода информации – текст, таблицы, рисунки, графики. При необходимости на сервер можно загрузить несколько факс-файлов, с их последующим использованием в любое время. Один и тот же факс-файл можно отправлять разным абонентам телефонной сети. Работу по загрузке, редактированию, отправке факсимильных сообщений может проводить одновременно несколько сотрудников, непосредственно с рабочего места или находясь в командировке, существенно сократив при этом финансовые затраты на обеспечение каждого из отделов факс-аппаратом и расходными материалами.